Como Implementar Business Central

1.1 Define tus objetivos

• ✓ Que procesos quieres gestionar? (contabilidad, inventario, ventas, compras, fabricacion)
• ✓ Cuantos usuarios necesitan acceso?
• ✓ Que integraciones necesitas? (web, TPV, otros sistemas)

1.2 Documenta tus procesos actuales

• ✓ Flujo de ventas: desde presupuesto hasta factura
• ✓ Flujo de compras: desde pedido hasta pago
• ✓ Gestion de inventario: ubicaciones, lotes, series
• ✓ Proceso contable: plan de cuentas, centros de coste

1.3 Prepara tus datos maestros

Exporta de tu sistema actual (Excel es suficiente):

2.1 Elige tu tipo de licencia

2.2 Como adquirir las licencias

1. Ve a admin.microsoft.com con tu cuenta de Microsoft 365
2. Facturacion > Adquirir servicios > Dynamics 365
3. Selecciona "Dynamics 365 Business Central"
4. Elige Essentials o Premium segun tus necesidades
5. Indica el numero de usuarios
6. Completa el pago (puedes empezar con trial gratuito 30 dias)

3.1 Accede a Business Central

1. Ve a businesscentral.dynamics.com
2. Inicia sesion con tu cuenta Microsoft 365
3. La primera vez se creara tu entorno automaticamente

3.2 Asistente de configuracion

Business Central incluye un asistente que te guia. Configura:

• ✓ Datos de empresa: Nombre, CIF, direccion, logo
• ✓ Ano fiscal: Fecha inicio ejercicio contable
• ✓ Moneda: EUR como moneda local
• ✓ Bancos: Cuentas bancarias de la empresa

3.3 Configuracion contable (Espana)

• ✓ Plan contable: Importa el PGC espanol (viene preconfigurado)
• ✓ Tipos de IVA: 21%, 10%, 4%, 0% (exento)
• ✓ Grupos contables: Configura grupos de clientes/proveedores
• ✓ Series numericas: Facturas, pedidos, albaranes

3.4 Configuracion de inventario

• ✓ Almacenes: Crea tus ubicaciones de stock
• ✓ Metodo de coste: FIFO, Medio, Estandar, Especifico
• ✓ Unidades de medida: Unidades, cajas, kg, etc.

4.1 Prepara tus archivos Excel

Business Central permite importar datos desde Excel. Prepara:

4.2 Usa los paquetes de configuracion

1. En Business Central, busca "Paquetes de configuracion"
2. Crea un nuevo paquete o usa uno existente
3. Selecciona las tablas a importar (Clientes, Proveedores, Productos)
4. Exporta la plantilla Excel
5. Rellena con tus datos siguiendo el formato exacto
6. Importa el Excel de vuelta a Business Central
7. Valida los datos y aplica el paquete

4.3 Alternativa: Importacion directa

Para datos sencillos, puedes usar la funcion "Editar en Excel":

1. Abre la lista (ej: Clientes)
2. Haz clic en "Editar en Excel"
3. Se abre Excel conectado a Business Central
4. Pega tus datos
5. Pulsa "Publicar" para subir los cambios

5.1 Crear usuarios

1. Ve a Configuracion > Usuarios
2. Haz clic en "Obtener usuarios de Microsoft 365"
3. Selecciona los usuarios que tendran acceso
4. Asigna licencias (Essentials, Premium o Team Member)

5.2 Asignar conjuntos de permisos

Permisos predefinidos recomendados:

5.3 Configurar centros de responsabilidad (opcional)

Si tienes multiples departamentos o sucursales, configura centros de responsabilidad para filtrar datos por usuario.

6.1 Checklist de pruebas

Prueba cada proceso de principio a fin:

• Ciclo de ventas: Presupuesto > Pedido > Albaran > Factura > Cobro
• Ciclo de compras: Pedido > Recepcion > Factura > Pago
• Inventario: Entrada > Ajuste > Salida > Recuento
• Contabilidad: Asientos > Cierre > Informes
• Impuestos: Calculo IVA > Modelo 303
• Informes: Balance > PyG > Mayor > Antigüedad saldos

6.2 Formacion de usuarios

• ✓ Programa sesiones de formacion por departamento
• ✓ Crea manuales con capturas de pantalla de TU sistema
• ✓ Graba videos de los procesos principales
• ✓ Identifica "usuarios clave" que ayuden a sus companeros

6.3 UAT (Pruebas de aceptacion)

Pide a usuarios reales que hagan su trabajo diario en Business Central durante 1-2 semanas antes del go-live. Documenta todos los problemas encontrados.

7.1 Checklist pre-golive

• Todos los datos migrados y validados
• Usuarios creados y formados
• Pruebas completadas sin errores criticos
• Saldos de apertura registrados
• Plan de rollback preparado (por si acaso)

7.2 Dia del go-live

1. Cierra el sistema antiguo (viernes por la tarde)
2. Exporta ultimos datos del sistema antiguo
3. Importa datos finales a Business Central
4. Verifica saldos y totales
5. Abre Business Central a todos los usuarios (lunes)
6. Manten soporte intensivo la primera semana

7.3 Primeras semanas post-golive

• ✓ Resuelve incidencias de usuarios inmediatamente
• ✓ Documenta preguntas frecuentes
• ✓ Ajusta configuraciones segun feedback
• ✓ Programa formacion de refuerzo si es necesario